pertanyaan dan jawaban tentang manajemen proyek

TUGAS  

TEKNI PERENCANAAN DAN EVALUASI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah

Tekni perencanaan dan evaluasi

Disusun

Oleh :       

Budianoor

NPM : 10.12.02183

Semester : 7 (Tujuh) A Eksekutif

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA) AMUNTAI

TAHUN AKADEMIK

2013

BAB 1

Soal-Soal

1.      Dalam manajemen proyek, ada hubungan sebab akibat dari suatu tindakan manajemen. Dari daftar efek dan sebab berikut carilah pasangannya.

Efek

- Keterlambatan penyelesaian aktivitas dalam proyek

- Pembengkakan biaya proyek

- Konflik antar personal proyek

Sebab

-   Tidak ada orang khusus untuk menangani proyek

-  Desain yang kurang bagus

-  Pembuatan jadwal yang tidak realistis

2.      Sebutkan ciri-ciri proyek.

3.      Terangkan bagaimana cara munculnya proyek. Beri contoh.

4.      Jelaskan segitiga project constraint.

5.      Apa perbedaan antara ukuran dan kompleksitas proyek.

Jawab :

1.    Pasangan efek adalah

v  Penyelesaian proyek tepat waktu

v  Biaya proyek berjalan dengan mulus

v  Terjadinya kerja tim yang bagus

Sedangkan pasangan sebab adalah

Ø  Adanya penanganan proyek yang khusus

Ø  Desain yang bagus dan berkualitas

Ø  Pembuatan jadwal yang bagus dan tepat

2.    Cirri-ciri proyek

§  Bertujuan menghasilkan lingkup tertentu berupa prodok akhir atau hasil akhir.

§  Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.

§  Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas.

§  Non rutin, tidak berulang-ulang macam intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.

3.    cara munculnya proyek adalah

Ø  Dari Klien langsung ke Konsultan/kontraktor

Proyek yang berasal dari klien yang ditawarkan ke suatu konsultan      atau kontraktor, di mana sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani. Contohnya : suatu perusahaan swasta meminta konsultan manajemen untuk membuat suatu corporate plan.

Ø  Karena ada tawaran dana

Ada proyek yang muncul karena adanya tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu. Dengan adanya tawaran itu kita bisa menyusun proposal proyek.contohnya:  adanya suatu tim atau perorangan mengajukan suatu proposal penelitian. Jika proposal ini disetujui, maka terciptalah sebuah proyek penelitian

`                      

Ø  Lewat proses lelang

Dalam hal ini ide proyek muncul karena adanya tawaran lelang. Di sini suatu konsultan atau kontraktor harus berkompetisi untuk memenangkan tender/lelang.contohnya: pelaksana proyek pemerintah untuk pembangunan jalan, irigasi, fasilitas publik yang lain

Ø  Dari dalam perusahaan sendiri

Ide proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri dengan sumber dana dari perusahaan, dan dikerjakan sendiri oleh perusahaan. Proyek-­proyek perbaikan proses, fasilitas ataupun manajemen produksi suatu perusahaan manufaktur atau riset dan pengembangan masuk dalam kategori ini.contohnya : suatu perusahaan membuat suatu tim untuk mendesain suatu statistical process control lalu diterapkan di salah satu lini produksi. Munculnya ide berasal dari dalam dan dikelola oleh orang-orang dari dalam perusahaan sendiri.

Ø  Melalui penawaran

Jika suatu perusahaan atau konsultan tidak mendapatkan pekerjaan, maka sangat mungkin perusahaan tersebut akan menawarkan produk/ jasa atau solusi dari suatu persoalan kepada parusahaan atau individu yang potensial memerlukannya.contohnya: suatu konsultan bisa melakukan presentasi ke suatu perusahaan mengenai pekerjaan apa saja yang bisa dikerjakan oleh konsultan ini untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang didatanginya. Misalkan pekerjaan pembuatan sistem informasi manajemen.

4.    dalam pencapaian tujuan proyek, kita perlu memperhatikan batasan waktu, biaya, lingkup pekerjaan dengan memanfaatkan resourse yang kita punyai.

Di sini juga bisa dikemukakan bahwa dalam pelaksanaan proyek ada tawar-menawar (trade off) antara berbagai pembatas. Jika kualitas hasil ingin dinaikkan, akan membawa konsekuansi kenaikan biaya dan waktu. Sebaliknya, jika biaya ditekan agar lebih murah dengan waktu pelaksanaan tetap sama, maka konsekuensinya, kualitas bisa turun.

5.    Jauh berbida dengan mengelola resiko dalam proyek ini memiliki perbedaan dengan cara menilai ukuran tim. Semua itu adalah demi terwujudnya ukuran proyek yang besar dapat memberikan perbidaan antara keuntungan dan kerugian.

BAB II

Soal-Soal

 

1. jelaskan tahap-tahap dalam siklus hidup proyek ?

2. Jelaskan apa yang perlu ada dalam proposal proyek ?

3. Dalam tahap proyek mans biasanya dibutuhkan paling banyak Effort/Biaya ?

4. Apa saja yang perlu ada dalam kualifikasi manajemen dalam proposal proyek ?

5. Jeka ada beberapa peserta leleng untuk suatu pekerjaan proyek, bagaimana seleksi dilakukan untuk menentukan

    Pemeneng.

6. Dalam tahap proyek mans tingkat ketidak pastian, paling tinggi ?

JAWAB :

1. Dalam hal perkembangan produk, hampir semua orang setuju akan tahap-tahap yang dilakukan namum

    Perkembangan produk biasanya di awali dengan. Riset dan pengembangan (R&D), di lanjutkan dengan pembuatan             

    desain, penganalan pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai produk tsb mencapai tahap coati dan tidak di

    produksi lagi, dalam siklus hidup proyek. Sumbu-x menandakan tahap-tahap perkembangan suatu produk. Sedangkan

    sumbu-y menunjukan pengeluaran biaya ketika produk sudah dilempar ke pasar, akan ada pemasukan.

2.yaitu dalam RFP  ditentukan tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi, berformasi, batasan ungkus dan jadwal,

    Kebutuhan data, jenis kontrak yang di inginkan (lihat lampiran) para kontraktor mengirim proposal sesuai dengan RFP,

    Kemudian User memilih salah satu sebagai pelaksana utama atau partner.

3. ya. Biaya yang di serap berada pada tingkat yang masih rendah. Besarnya ini akan semakin membesar seiring dengan

     Berlangsungnya proyek biaya akan mencapai puncak ketika proyek mulai di Eksekusi. Kemudian akan mulai menurun

     Ketika proyek memasuki tahap akhir dimana hasil akan di serahkan kepada User.

4. yaitu

     - surat pengantar

     - ringkasan Eksekutif

     - bagian teknis

     - menfaat/keuntungan yang akan di peroleh

     - jadwal

     - bagian keuangan

     - begian legal

     - kualifikasi manajemen

5. yaitu konsultan atau kontraktor harus berkompetisi untuk memenangkan tender/lelang proses ini memakan waktu

     Dan biaya karana akan lebih rumit dan panjang keprofesionalan suatu perusahaan bisa teruji di sini.

 Karana dari segi kebutuhan biaya masih rendah porsi pekerjaan proyek yang dilakukan belum banyak. Dan sering

     Dengan berlangsungnya proyek, kemampuan ini akan menurun karana ungkus perubahan dan koreksi terhadap

     Eror terjadi dalam pekerjaan proyek akan semakin membasar jeka proyek semakin mendakati akhir siklusnya.

                                     

^{BAB 3}

Soal-soal

1.      Terangkan bentuk-bentuk organisasi apa saja yang lazim digunakan dalam pengelolaan proyek.

2.      Mengapa manajemen proyek perlu organisasi khusus?

3.      Bentuk organisasi proyek apa yang paling bagus? Terangkan.

4.      Dalam kondisi seperti apa organisasi matriks layak dipakai?

5.      Faktor apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam memilih organisasi proyek?

Jawab :

1.    Bentuk-bentuk organisasi yang lazim dalam pengelolaan proyek

S  Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

   Sebagai salah satu alternatif untuk memberikan tempat bagi proyek, kita    bisa memasukkan proyek sebagai bagian dari divisi fungsional dari suatu perusahaan. Organisasi fungsional membagi departemennya berdasarkan fungsi-fungsi yang dilakukan bagian yang ada. Di sini kita mengenal fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan dan sebagainya, bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk menangani pekerjaannya.

S  Organisasi Proyek Murni

       Bentuk lain dari organisasi proyek adalah organisasi proyek murni (pure project organization). Proyek terpisah dari organisasi induk. la menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk berupa laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek. Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumberdaya itu tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.

S  Organisasi Matriks

  Dalam rangka menggabungkan kelebihan-kelebihan yang dipunyai organisasi fungsional dan organisasi proyek murni dan menghindarkan kekurangan-kekurangan yang ada, maka dikembangkan bentuk organisasi yang dikenal dengan organisasi matriks.

2.    Bertujuan agar dapat membidakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifat yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga mengelolanya pun memerlukan ektra lebih banyak.

3.    Menurut saya Bentuk organisasi proyek yang paling bagus adalah Organisasi Matriks karena Organisasi ini merupakan jalan tengah antara keduanya. Dengan demikian organisasi fungsional dan murni mewakili keadaan ekstrim. Organisasi matriks merupakan kombinasi keduanya. Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.

4.    Matriks dan organisasi proyek murni lebih cocok diterapkan untuk proyek-proyek berskala menengah dan besar dan kompleksitas yang sedang dan tinggi. Proyek-proyek semacam ini mempunyai tingkat kebutuhan informasi dan sumberdaya yang tinggi dan perlu seorang manajer proyek dengan otoritas yang besar. Secara lebih spesifik, organisasi matriks bisa berfungsi dengan baik di mana ada sejumlah proyek yang dikerjakan pada waktu yang bersamaan dan sumberdaya fungsional digunakan secara part-time.

5.    Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih organisasi proyek adalah  

Ø  Frekuensi adanya proyek baru : berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek.

Ø  Berapa lama proyek berlangsung

Ø  Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.

Ø  Kompleksitas hubungan: jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.

^pertanyaan yang harus dijawab:

1.      Bagaimana seharusnya bentuk struktur organisasi yang baru dari ISD? Di mana seharusnya direktur ISD yang baru menempatkan tiap personel, khususnya para manajer?

2.      Kapan seharusnya perubahan organisasi diumumkan? Haruskah hal itu diumumkan bersamaan dengan pengumuman jabatan direktur ISD yang baru ataukah setelahnya?

3.    Haruskah direktur ISD yang baru mengajak personel-personelnya untuk memberikan masukan terhadap restrukturisasi organisasi? Dapatkah hal ini dikatakan sebagai teknik untuk meratakan permainan kekuasaan?

4.      Haruskah direktur ISD yang baru menyelenggarakan seminar baik di dalam ataupun di luar untuk melatih personel-personel agar dapat beradaptasi dengan struktur organisasi yang baru?

Jawab :

1.    Bentuk organisasi ini kurang bagus. Seharusnya para manajer ditempatkan dibawah associate dir.

2.    Perubahan organisasi diumumkan sewaktu rapat tentang agenda perubahan organisasi bersamaan dengan pengunguman jabatan diriktur ISD yang baru.

3.    Harus karena cara mengajak personil-sonilnya untuk memberikan masukan-masukan dapat membantu permasalahan dalam organisasi kejenjang yang lebih maju. Bisa jadi dikatakan teknik untuk meratakan permainan kekuasaan agar tidak terjadi pilih kasih dalam kerja.

4.    Harus karena dengan seminar baik didalam/diluar dapat membuka wawasan baru bagi personil untuk menjalankan organisasi dengan baik dan bisa bekerja sama dengan struktur organisasi yang baru agar tercipta keharmonisan dalam menjalankan kerja sama dengan oraganisasi lain.

BAB 4

TIM PROYEK

Soal-Soal

1.       Peran-peran apa saja yang ada dalam Tim Proyek ?

2.       Apa tugas seorang project controller ?

3.       Kompetensi apa yang harus di miliki seorang manajer proyek bergantung pada jenis proyek. Bagaimana ada menjelaskan ini beri contoh.

4.       Apa perbedaan otoritas dan tanggungjawab ? bagaimana karakteristik otoritas dan tanggungjawab dalam diri manajer proyek ?

JAWAB

1.       Peran-peran yang ada dalam Tim Proyek, yaitu adalah sebagai integrator, Komikator, Pembuat keputusan, Motivator, Enterpreneur dan Agen Peubah.

2.       Yaitu tugas seorang Project  controller adalah membantu manajer proyek dalam perancanaan pengandelian, pelapor, dan evaluasi.

3.       Seorang manajer proyek harus mampunyai kompetensi yaitu para teknolog atau teknisi maka di harus mampunyai kemampuan manaJerial serta beberapa kualifikasi yang lain untuk itu perlu mengatahui  segala sesuatu seperti bagaimana tiknik meratakan, prosedur, dan kontrobusinya terhadap proyek,  manajer proyek juga perlu mengatahui pengatahuan dalam menggunakan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya cash fllow, penggangaran, insentif, pinalti/hukuman dan sebagainya.contohnya proyek pengembangan produksi minyak kelapa sawit ingin mengajukan masuh ranah internasional tentang ramah lingkungan baik internal maupun enternal agar aman untuk di kunsumsi.

4.       Otoritas secaraa umum/wewenang berarti kekuatan/Power yang di punyai seseorang untuk memberi perintah ke orang lain untuk melakukan sesuatu. Sedangkan tanggungjawab adalah seorang manajer proyek adalah menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan berformasi yang telah di tetapkan, termasuk profit yang di tergitkan karakteristik yaitu harus mampunyai.

-          Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi.

-          Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif.

-          Percaya diri, bisa menyakinkan orang lain.

-          Punya disiplin

-          Seorang generalis

-          Bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan

Mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia.

BAB 8

ESTIMASI BIAYA DAN PENGANGGARAN

Soal-Soal

1.      Apa perbedaan penganggaran dan estimasi ?

2.      Secara garis basar bagaimana proses estimasi biaya proyek dilakukan ? Terangkan.

3.      Sebutkan elemen-elemen biaya proyek dan berikan contohnya.

4.      Profit biaya persatuan waktu bisa dilakukan berdasarkan dua cara yaitu pada saat pekerjaan dilakukan pada saat paling awal dan pada saat paling akhir. Apa pentingnya perbidaan ini ?

5.      Dalam proyek, bagaimana biaya tidak langsung ditentukan.

JAWAB

1.      Penganggaran adalah tidakan bagaimana mengalokasikan sumber daya yang terbatas untuk berbagai kegiatan dalam suatu organisasi selama jengka waktu tertentu. Sedangkan Estimasi adalah proyek pada saat berada pada tahap konsepsi sudah harus dilakukan perkiraan biaya sehingga didapatkan perkiraan biaya proyek yang cukup layak untuk ikut Tender.

2.      Jika etismasi biaya dilakukan dengan kurang hati-hati sehingga menghasilkan perkiraan biaya yang terlalu tinggi(overestimate), pada tahap tender bisa kalah dengan pesaing yang mampu menawarkan harga yang lebih rendah dengan kualitas yang sepadan.sebagai akibatnya, kita tidak bisa mendapatkan proyek yang kita inginkan.sebaliknya, jika estemasi biaya terlalu rendah(underestimate), kemungkinan kita bisa menang malawan pesaing untuk mendapatkan proyek pada tahap tender, tetapi kita akan mengalami kesulitan dalam tahap pelaksanaan.terangkan perkiraan biaya digunakan untuk menyusun anggaran, dan di jadikan dasar untuk mengevaluasi performasi proyek. Tingkat pengaluaran aktual yang dibandingkan dengan tinggkat pengeluaran yang dianggarkan akan menjadi ukuran penting dalam mengukur performasi proyek. Tanpa etesmasi yang baik sulit di harapkan evaluasi yang efisien untuk menentukan ongkos proyek yang akurat.

3.      Elemem-Elemen biaya proyek yaitu adalah

                1. Biaya Tenaga Kerja Langsung

                2. Biaya bukan Tenaga Kerja Langsung

                3. Biaya Overhead dan Administrasi & Umum

4.    Pentingnya adalah penggabungan profit komulatif proyek yang di lakukan pada saat paling awal dan paling       akhir  akan memberikan gambaran dimana anggaran yang layak. Daerak ini akan menyatakan rentang yang       masih layak di mana jadwal proyek  bisa berubah-ubah/digeser. Jika sampai waktu tertentu akumulasi biaya diplot dan berada di luar daerah tersebut berarti terjadi penyimpanan biaya.sedangkan gambar 8.12 (a)   menjelaskan bagaimana perubahan waktu pelaksanaan akan membuat pengeluaran per minggu bisa      berubah.jika semua kegiatan dilaksanakan paling awal biaya mingguan tertinggi adalah 14.000.  sedangkan biaya               mingguan tertinggi bila kegiatan dilaksanakan pada saat paling akhir akan mencapai 12.000. jika seandainya       uang kas yang tersedia (yang dimiliki perusahaan) hanya 12.500, mana yang lebih aman ? tentu saja              pertimbangan untuk mungubah jadwal tidak saja terbatas pada pengeluaran mingguan ini.

5.   Untuk menentukan biaya proyek misalkan dalam proye pengaspalan jalan sarana dan prasarana   harus kita                 tentukan dahulu dengan demikian setelah proyek selesai jalankan/telah berakhir maka akan tahu berapa biaya                 anggaran di keluarkan oleh pihak manajemen proyek(atau sipemburung).