TEKNIK PERENCANAAN DAN EVALUASI PROYEK TEMA “PENGENDALIAN PROYEK”

MAKALAH

KELOMPOK 4

TEKNIK PERENCANAAN DAN EVALUASI PROYEK

TEMA

“PENGENDALIAN PROYEK”

Disusun Oleh:

A.RIFA’I	MAHYUDI
A.RYAN PUTRA	MUJAHIDIN
BUDIANOR	M.NORYASIN
DEDE MUSTAFA	FATHURRAHMAN
GANDA MARPAUNG	TAUFIKURRAHMAN

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

2013

AMUNTAI

KATA PENGANTAR

            Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan hidayan-Nya sehingga penulis dapat melanjutkan Makalah dengan Tema “PENGENDALIAN PROYEK”.

            Tujuan penulisan ini untuk melaporkan beberapa bahasan tentang pengendalian proyek. Disamping itu penulis juga menyadari bahwa isi makalah ini jauh dari apa yang kita harapkan.

            Akhir kata dengan teririmg doa semoga amal ibadah dari semua pihak akan dapatt ganjaran yang berlimpah oleh Allah SWT dan semoga isi makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan  buat penulis, maupun bagi masyarakat banyak pada umumnya.

Amuntai, Oktober 2013

Kelompok 4

DAFTAR ISI

KATA PENGANTA……………………………………………………………………...    i

DAFTAR ISI……………………………………………………………………………..     ii

BAB I  PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang…………………………………………………………………….    1

B.     Tujuan ……………………………………………………………………………..   1

C.     Manfaat…………………………………………………………………………….   1

BAB II PEMBAHASAN

A.     Pengertian Pengendalian Proyek…………………………………………………..      2

a.       Indikator Kinerja Waktu……………………………………………………   2

b.      Indicator kinerja biaya dan waktu………………………………………….     2

c.       Indicator kinerja mutu………………………………………………………   3

d.      Indicator kinerja k3…………………………………………………………  3

B.     Pengendalian jadwal waktu dan biaya proyek…………………………………….       3

a.       Pembuatan laporan pengendalian waktu dan biaya proyek………………..       3

b.      Pengukuran progress proyek ………………………………………………    5

C.     Pengendalian sumber daya………………………………………………………….   6

D.     Mengatasi keterlambatan proyek dengan duration cost trade off………………….        6

E.      Pengendalian mutu…………………………………………………………………    7

F.      Pemeriksaan dan tindakan korektif………………………………………………..      8

G.     Pengendalian manajemen lingkungan      ……………………………………………..  9

BAB III PENUTUP

A.     Kesimpulan ………………………………………………………………………..   12

B.     Saran……………………………………………………………………………….. 12

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………..  13

BAB I

PENDAHULUAN

A.     LATAR BELAKANG

Sebagai salah satu fungsi dan proses kegitan dalam manajemen yang sangat mempengaruhi hasil akhir proyek, pengendalian mempunyai tujuan utama meminimlisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama proses berlangsungnya proyek.

B.      TUJUAN

Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk menambah pengetahuan mahasiswa dalam pengendalian proyek. Selain itu juga untuk menambah ilmu sebagai tolak ukur pembanding alat ukur kinerja dan tindakan koreksi yang akan dilakukan bila terjadi penyimpangan. Sekaligus menambah wawasan terhadap pengendalian proyek.

C.     Manfaat

Adapun amnfaat dari pembuatan makalah ini adalah agar mahasiswa bisa mengetahui kegiatan yang di lakukan dalam proses pengendalian proyek yang berupa pengawasan, pemeriksaan serta tindakan koreksi yang di lakukan selama proses implementasi.

BAB II

PEMBAHASAN

Menurut R.J Mockler (1971) Pengendalian didefinisikan sebagai           :

Usaha yang sistematis untuk menentukan standar  yang sesuai dengan sasaram dan tujuan perencanaan, merancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang di perlukan.

A.     Indiktor Kinerja Proyek

Untuk memudahkan pengendalian proyek pengelola proyek seharusnya mempunyai acuan sebagai saran dan tujuan pengendalian. Oleh karena itu indicator- indicator tujuan akhir pencapaian proyek haruslah ditampilkan dan dijadikan pegangan selama pelaksanaan proyek. Indikator – indicator  yang biasanya menjadi sasaran pencapaian akhir tujuan proyek adalah kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja.

a.       Indikator kinerja waktu

Hal ynag berlaku umum saat ini dalam monitor dan evaluasi proyek dalam mengendalikan waktu adalah kurva S, yaitu ploting dari komulatif persentase bobot pekerjaan, yang dapat mempresentasikan kemajuan dari awal hingga akhir proyek.

b.      Indikator Kinerja Biaya dan Waktu

Bentuk lebih progresif yang ada dalam fasilitas perangkat lunak komputer dalam monitor dan evaluasi proyek dalam mengendalikan waktu adalah bentuk kurva S yang di modifiasikan dengan indicator, yaitu     :

·        Rencana dari volume dan biaya kerjaan (BCWS)

·        Realisas dari volume pekerjaan (BCWP)

·        Realisasi biaya pekerjan (ACWP)

c.       Indikator Kinerja Mutu

Dalam monitor dan evaluasi mutu proyek untuk mengendalikan mutu adalah bentuk kurva S sebagai persentase bobot kumulatif dengan 2 indikator yaitu :

·        Produk Sesuai (PS) Mutu

·        Produk Tidak Sesuai (PTS) Mutu

d.      Indikator Kinerja k3

Dalam memonitor dan mengevaluasi kesehatan dan keselamatan Kerja (K3) proyek , bentuk kurva S dapat di jadikan indicator yang menunjukkan persentase bobot kumulaif dari  :

·        Kindisi Tanpa Kecelakaan (KTK)

·        Kondisi Dengan Kecelakaan(KDK)

Setiap proyek hendaknya mempunyai dokumentasi indicator kinerja K3, agar pada pekerjaan selanjutnya yang sejenis dapat dihasilkan produk yang kondisinya lebih lauk serta memuaskan pemoilik proyek dan meningkatkan kinerja perusahaan. Okumen ini dapat juga menjadi acuan metode kerja yang lambat laun akan berdampak pada kecelakaan kerja paling minimal atau zero accident.

B.     Pengendalian Jadwal wktu dan biaya proyek

Jadwal waktu pelaksanaan proyek yang telah direncanakan biasanya tidak terlepas dari kesalahan- kesalahan yang dapat menyebabkanketerlambatan.Hasil perencanaan jadwal waktu proyek hendaknya mempunyai kecermatan dan akurasi yang tinggi untuk mempermudah pelaksanaannya.

Agar hasil pengendalian jadwal optimal, maka dibuatlah diagram alir untuk melakukan pengendalian yang berhubungan dengan kinerja waktu, biaya dan alokasi sumber daya.

a.       Pembuatan Laporan Pengendalian Waktu dan biaya Proyek

            Bentuk – bentuk pelaporan proyek diusahakan prinsip – prinsip mudah dibaca dan diperbaharui, dan sederhana dengan jumlah yang sesuai kebutuhan, ada pemisahan terhadap laporan – laporan karena ada perhatian khusus terhadap jadwal induk, jadwal material, jadwal peralatan dan jadwal tenaga kerja.

            Pengendalian jadwal proyek yang dibuat secara administrative memudahkan tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan. Agar proyek dapat diselesaikan sesuai rencana, maka perlu ada laporan yang nantinya digunakan untuk memonitor dan memperbarui penjadwalan proyek actual.

1.      Data –data umum proyek konstruksi bangunan rumah sakit

Fungsi laporan ini nantinya sangat penting sebagai informasi dalam pengambilan keputusan selanjutnya dalam kaitan penjadwalan waktu, apakah perlu dilakukan tindakan untuk mempercepat jadwal dari rencana dengan harapan adanya penghemtan biaya atau hanya tindakan seperlunya dalam rangka penyesuaian dengan jadwal rencana ataukah perlu diambil tindakan drastic guna mengatasi keterlambatan proyek.

2.      Laporan Proyek Waktu

Progres waktu dibuat dalam bentuk laporan agar kemajuan actual masing – masing kegiatan dapat diketahui. Hal ini memudahkan proses pengendalian jadwal waktu yang sangat mempengaruhi durasi proyek secara keseluruhan. Biasanya focus pengawasab kegiatan dilakukan pada jalur – jalur krisis, namun tidak mengabaikan yang lainnya, dengan harapan tidak keterlambatan proyek.

3.      Laporan Penggunaan Jumlah Penggunaan Sumber Daya

Penggunaan sumber daya berupa tenaga kerja peralatan dari material sangat memengaruhi kinerja waktu proyek. Perencanaan sumber daya biasanya telah terintegrasi dengan perencanaan jadwal proyek keseluruhan karena semuanya saling berhubungan. Laporan actual dibuat untuk memudahkan pengendalian karena setiap sumber daya digunakan. Laporan ini menjadi data pendukung untuk pengendalian keputusan berikutmya.

4.      Laporan progress biaya untuk penggunaan sumber daya

Penjadwalan waktu untuk proyek biasanya dikaitkan dengan aliran biaya selama proyek berlangsung yang didunakan untuk pembelianmaterial, sewa alat, upah tenaga kerja, biaya operasional kantor, dan lainnya. Informasi tersebut nantinya digunakan sebagai masukan untuk proses penjadwalan keseluruhan. Jadi, dengan menentukan baseling pada periode tertentu, akan dapat diketahui kondisi actual aliran uang. Tindakan koreksi segera dilakukan bila terjadi peningkatan jumlah biaya rencana semula.

b.      pengukuran progress proyek berdasarkan bobot pekerjaan

pengukuran kemajuan actual pekerjaan yang sudah dilakukan dapat dipakai sebagai pengukuran data input dalampengendalian proyek. Caranya dengan menghitung volume pekerjaan masing – masing kegiatan,lalu dibuatkan bobotnya dalam persentase kumulatif dalam bentuk kurva S. Kurva S juga didapat dari plot bobot kumulatif pekerjaan sebagai persentase dari biaya per item pekerjaan dibagi dengan total anggaran proyek, dengan data –data yang ada pada format laporan pengendalian.

c.       pengendalian kinerja proyek dengan metode nilai hasil

Pengendalian proyek yang berskala besar dan cukup kompleks harus ditangani secara sistematis, terbuka dan komunikatif. Salah satu metode pengendalian kinerja proyek yang digunakan adalah dengan cara Earned Value Method, yang dapat memberikan informasi mengenai posisi kemajuan proyek tertentu serta dapat memperkirakan progress proyek selanjutnya, yatu dalam hal baiaya dan waktu penyelesaian proyek. Metode ini menggunakan kurva S sebagai tampilan informasi dengan sumbu X menunjukkan durasi proyek dan sumbu Y menyatakan anggaran biayanya.

            Metode pengendalian kinerja Proyek dengan cara earned value memberikan informasi mengenai posisi kemajuan proyek serta memperkirakan progress pada periode selabjutnya, yaitu dalam hal biaya dan waktu penyelesaian proyek.

C.     Pengendalian Sumber Daya

D.     Mengatasi Keterlambatan Proyek Dengan Duration Cost Trade-Off

Penerapan project crashing dan least cost analysis dapat digambarkan dengan network penjadwalan proyek dengan durasi normal sebagai hasil perencanaan jadwal sebelum dilakukan percepatan durasi.

Dalam usaha mempercepat durasi proyek , kegiatan pada lintasan kritis nantinya dijadikan acuan sebagai kegiatan yang direatment. Bila treatment dilakukan pada lintasan nonkritis, maka hasil usaha percepatan durasi proyek menjadi tidak maksimal, malah semakin memperbesar biaya proyek.

Analisis project crashing

Acuan Crashing program dilakukan pada kegiatan dengan cost slope terkecil yang berada pada lintasan kritis. Durasi proyek yang diinginkan diperpendek menjadi 8 hari dengan pertukaran silang antara pembiayaan direct cost dengan penambahan tenaga kerja..caranya dengan melakukan penambahan shift kerja atau optimasi penggunaan peralatanseperti table dibawah ini diberikan contoh untuk penemuan biaya normal, biaya crash dan cost slope untuk kegiatan A.

Crashing Program

task	Durasi		Biaya (S)
	Normal	crash	normal	crash
A	6	3	2512	2712
B	6	4	1450	1500
C	4	2	2360	2420
D	6	3	1600	1575
E	3	2	1325	1350
F	2	1	2250	2285
G	2	1	1310	1350
		total	12807

a. biaya normal kegiatan A

b. biaya crash kegiatan A

c. Nilai cash slope kegiatan A

Analisis Least Cost Analysis

            1. overhead $660, dengan penurunan $60/hari(indirect cost) serta bonus 10/hari. Biaya overhead ini biasanya dihitung berdasarkan kebutuhan yang diperlukan selama proses berlangsungnya percepatan proyek untuk membayar sumber-sumber daya tetap sperti pegawai tetap, kebutuhan ATK, rekening listrik/telepon dan biaya operasional lainnya. Nilai indirect cost terus menurun seiring dengan percepatannya proyek, dan akan menambah bila durasi waktu proyek bertambah. Nilai bonus $10 dibayarkan kepada pelaksana proyek dengan negative karena kompunen ini didapat dari sejumlah margun hasil proyek yang dipercepat.

            2.  Durasi yang dipakai dalam analisi ini adalah durasi dengan biaya yang paling minimal dari total biaya proyek. Biaya paling minimal dari total biaya proyek dipeoleh dengan cara mam-plot seluruh kompunen biaya proyek menjadi nilai total dengan nilai nominal yang paling minimal, sehingga jumlah durasinya diperoleh.

E.      PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu adalah salah satu tolak ukur kinerja proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir dari tujuan dan sasaran proyek. Mutu sebagai acuan bagi kepuasan pelanggan, sebaiknya diperlakukan dan dikendalikan dengan standar yang telah diuji sebelumnya. Pengendalian mutu bukan hanya dilakukan dengan cara-cara inspeksi/pemeriksaan lalu dilakukan tindakan koreksi pada periode tertentu, tetapi selama proses berlangsungnya pembuatan produk. Verifikasi dilakukan bila dalam pengawasan dan pemeriksaan ditemukan penyimpangan terhadap prosedur.

Bila hasil verifikasi prosedur telah memenuhi syarat, proses pembuatan produk dilanjutkan hingga menjadi produk akhir. Sebelum produk akhir diserahkan kepada pelanggan, dilakukan uji kelayakan produk terhadap standar yang telah ditetapkan. Hasil uji  ini dapat dijadikan bahan evaluasi bagi pengembangan produk selanjutnya.

Produk akhir yang tidak memenuhi syarat diperbaiki atau tidak dipakai sama sekali. Produk akhir yang telah memenuhi standard an telah diverifikasi ulang diserahkan kepada pelanggan. Berdasarkan standar yang telah disepakati bersama, pelanggan akan melakukan penilaian akhir dan memutuskan apakah produk akan diterima atau tidak.

F.  Pemeriksaan dan tindakan korektif

Dalam uapaya penanggulangan kecelakaan dimasa datang diperlukan usaha-usaha untuk memperbaiki keasalahan-kesalahan  yang elama ini terjadi. Untuk itu dilakukan pemeriksaan tindakan koreksi terhadap;

·        Prosedur untuk melakukan pengukuran dan pemantauan dan cara penanganan atas ketidaksesuaian lalu menganalisis ketidaksesuaiannya

·        Investigasi terhadap kecelakaan dengan mencari penyebab awalnya kemudian menetapkan sitem untuk tindak lanjut hasil investigasi

·        Daftar karagteristik pengukuran daftar bahan kritis

·        Pengukuran proaktif terhadap pemenuhan program K3 kriteria operasional , pemenuhan persyaratan undang-undang

·        Pegukuran reaktif terhadap kecelakaan sebab akibat kerja

·        Pengukuran dan kalibrasi peralatan

·        Catatan hasil pengukuran yang terdokumentasi dan terpelihara dengan baik.

·        Kebakaran karena aliran pendek listrik akibat kabel yang sudah tua untuk instalasi lainnya yang tidak rusak dilakukan penggantian kabel.

·        Pekerja jatuh karena tanpa alat pengaman, dilkakukan penyuluhan berkala terhadap pekerja akan pentingnya K3 serta pengawasan yang ketat pada lokasi rawan kecelakaan.

·        Gempa tidak dapat dihindari kecuali dengan memperhitungkan struktur bangunan  tahan terhadap gempa kuat dengan periode ulang 500 tahunan.

  Audit K3

            Audit K3 dapat dilakukan secara internal untuk meningkatkan kinerja orgasisasi K3 perusahaan dengan penanggungjawab atas audit mempunyai wewenang penuh sehingga fungsi pengawasan dan pemeriksaan terhadp rekan seperusahaan tetap terjaga baik.

            Audit pemenuhan system K3  adalah menilai kesesuaian pemenuhan persyaratan dan standar program k3 yang dilaksanakan dalam system manajemen yaitu wawancara, observasi dan membua catatan – catatan yang semua ini dibandingkan dengan standar sstem yang ada.

Langkah pertama audit k3  adalah dengan melakukan hal-hal berikut;

v     Evaluasi terhadap laporan kecelakaan

v     Evaluasi laporan penyelidikan kecelakaan

v     Evaluasi statistic kecelakaan

v     Verifikasi dokumen dan tindak lanjut hasil penyelidikan

G.      PENGENDALIAN MANAJEMEN LINGKUNGAN

Pengendalian adalah fase terakhir dari perencanaan,pelaksanaan dan pemeriksaan sitem manajemen  lingkungan. Hal pertama yang dilakukan dalam pengendalian adalah melakukan pengendalian terhadap dokumen sehingga perusahaan dapat menyusun dan memelihara dokumen, memenuhi persyaratan elemen-elemen yang memadai dlam menerapkan sitem manajemen lingkungan.

Pengendalian dokumen  mkempunyai sasaran sebagai berikut:

Ø      Menjamin bahwa dokumen yang diterbitkan telah diperiksa kebenaran materialnya dan disahkan oleh  petugas  yang berwenang

Ø      Distribusi dokumen hanya kepada yang berwenang

Ø      Perubahan-perubahan yang dilkukan oleh yang berwenang

Setelah dilakukan identifikasi terhadap aspek lingkungan, selanjutnya adalah melakukan analisis dengan cara menilai dampak lingkungan yang terkait.

Beberapa aspek lingkungan ang memengaruhi adalah sbb;

ü      Dampak pada pencemaran terdiri atas;

             - air

            - udara

            - radiasi

            - kontaminasi tanah

            - produksi limbah

             

ü      Dampak pada ekologi

- Tumbuhan dan binatang

- Keanekaragaman hayati

- Habitat

- alam

ü      Dampak pada sumber daya alam

-         Tanah pertanian

-         Sumber daya hutan

-         Kesediaan air tanah

-         Mineral dan tambang

-         Sumber daya laut

-         Sumber daya energy

-         Kehidupan satwa liar

-         Kehidupan hutan tropis

-         Kehidupan tumbuhan langka

-          

Penilaian terhadap spek-aspek lingkungan tersebut hendaknya mempertimbangkan kepentingan lingkungan yang ada adalah yang lebih utama dari kepenitingan bisnis yang mengiringinya basis pembangunan berkelanjutan sperti yang digariskan dalam;

1.      KTT Pembangunan Berkelanjutan Tahun 2001 di Johannesrug

2.      Pp No. 17  tahun 2001 yang mengatur tentang jenis Rencana Usaha Kegiatan yang Wajib dilengkapi  AMDAL oleh Menteri Negara Lingkungan Hidup.

5.1 Audit sitem Manajemen Lingkungan           

            Dalam ISO 14001 Organinsasi perusahaan diwajibkan melakukan audit agar sitem manajemen lingkungan yang direncanakan dapat dilaksanakan, diperiksa dan dilakukan tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan. Jadwal waktu program audit yang dilakukan atas dasar pentingnya aspek-aspek lingkungan yang terdokumentasi  dalam penilaian. Perencanaan yang termasuk dalam program system manajemen lingkungan dapat dievaluasi dengan kegiatan-kegiatan terkait dengan hasil audit sebelumnya. Prosedur audit meliputi;

1.   Lingkup audit

2.   Metodologi

3.   Penanggungjawab

4.   Persyaratan pelaksanaan

5.   Pelaporan dan dokumentasi

BAB III

PENUTUP

1.      KESIMPULAN

Indiktor Kinerja Proyek

Untuk memudahkan pengendalian proyek pengelola proyek seharusnya mempunyai acuan sebagai saran dan tujuan pengendalian. Oleh karena itu indicator- indicator tujuan akhir pencapaian proyek haruslah ditampilkan dan dijadikan pegangan selama pelaksanaan proyek. Indikator – indicator  yang biasanya menjadi sasaran pencapaian akhir tujuan proyek adalah kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja.

Pengendalian mutu adalah salah satu tolak ukur kinerja proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir dari tujuan dan sasaran proyek. Mutu sebagai acuan bagi kepuasan pelanggan, sebaiknya diperlakukan dan dikendalikan dengan standar yang telah diuji sebelumnya. Pengendalian mutu bukan hanya dilakukan dengan cara-cara inspeksi/pemeriksaan lalu dilakukan tindakan koreksi pada periode tertentu, tetapi selama proses berlangsungnya pembuatan produk. Verifikasi dilakukan bila dalam pengawasan dan pemeriksaan ditemukan penyimpangan terhadap prosedur.

2.      SARAN

Dari makalah tersebut, banyak hal yang dapat kita pelajari. Seperti halnya yang sudah kami harapkan danm sampaikan pada  tugas makalah ini yaitu semoga dengan terselesaikannya makjalah ini dapat menambah wawasan kita dan pemahaman tentang bagaimana pengendalian proyek.

 Demikianlah makalah ini dapat  kami buat. Apabila ada kata – kats yang kurang berkenan dihati atau belum sesuai dengan apa yang kami harapkan , kami mohon maaf. Untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun dalam tugas – tugas selanjutnya dan kiami akan dappat menyelesaikannya dengan lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Aldrete R.M ,BOT Project Risk Analysis and the Consession Contract, Boozz Allen &Hamilton, Ine, Virginia, 1999

2.      Ali,T,Haedar,prinsip-prinsip Network Planning, PT Gramedia Jakarta,1986

3.      Ariyoto,K,Feasbility Study,Penerbit Mutiara Sumber Widya Jkarta,1995